Qué es RPA y cómo funciona la automatización robótica de procesos

RPA (Robotic Process Automation, automatización robótica de procesos) es un programa que realiza en el ordenador las mismas acciones que un empleado: inicia sesión en los sistemas, copia datos, rellena formularios, envía correos y prepara informes. A este programa lo llamamos robot de software. Trabaja según reglas definidas de antemano, no se cansa y no se equivoca al transcribir.

¿Cómo funciona un robot RPA?

1. Junto con usted describimos el proceso paso a paso: de dónde salen los datos, qué se hace con ellos y adónde van.

2. Programamos un robot que realiza esos pasos en sus sistemas a través de la interfaz de usuario habitual o mediante API.

3. Probamos el robot con datos reales y lo ponemos en marcha.

4. El robot trabaja según un horario o cuando aparece trabajo nuevo, y le envía el resultado o una notificación.

¿Qué tareas conviene pasar a un robot?

Un robot es adecuado para el trabajo que se repite, sigue reglas claras y se basa en datos digitales. Los ejemplos más habituales:

– registro y conciliación de facturas;

– conciliación de extractos bancarios;

– presentación de informes en sistemas públicos (en Lituania: VMI, Sodra, GPAIS, SABIS);

– traspaso de datos entre programas que no están conectados entre sí;

– actualización de pedidos, existencias y precios;

– recordatorios y avisos según los datos del sistema.

Si una tarea requiere una decisión que no se puede describir con reglas, el robot prepara los datos y decide una persona.

¿En qué se diferencia RPA de la inteligencia artificial?

Un robot RPA sigue reglas: «si el importe de la factura coincide con el pedido, márcala como revisada». La inteligencia artificial (IA) se ocupa de lo que no se puede describir con reglas: lee una factura con un formato que nunca ha visto, entiende un correo escrito en texto libre y resume un documento. Lo más habitual es que trabajen juntos: la IA lee y entiende, y el robot RPA introduce el resultado en los sistemas.

¿En qué se diferencia RPA de la integración de sistemas?

Para una integración, ambos sistemas deben tener API y alguien tiene que programarla. Un robot RPA trabaja a través de la ventana habitual del programa, por lo que también sirve para sistemas sin API, como programas de contabilidad antiguos o portales de la administración. No hace falta modificar los programas que ya tiene.

¿Cuánto cuesta y cuánto dura la implantación de RPA?

Cada proceso tiene un precio fijo que conoce antes de empezar. La primera hora de consulta es gratuita. Implantar un proceso suele requerir entre 12 y 22 horas de trabajo.

Preguntas frecuentes:

¿RPA sustituye a los empleados?

El robot se encarga de transcribir, revisar y rellenar. Las decisiones, las excepciones y el trato con las personas siguen en manos de los empleados.

¿Hay que cambiar los programas que ya tenemos?

No. El robot trabaja con los sistemas que ya utiliza.

¿Es seguro que un robot trabaje con los datos de la empresa?

El robot funciona en su entorno, en su ordenador o servidor. Los accesos y los datos no salen de él.

¿Quién mantiene el robot después de ponerlo en marcha?

Normalmente no necesita mantenimiento mientras sus sistemas y su entorno no cambien. Si hacen falta cambios, los realiza Robodam y usted paga las horas dedicadas.

¿Para qué tamaño de empresa es adecuado RPA?

Sirve tanto para empresas en crecimiento como para grandes organizaciones. Lo importante no es el tamaño de la empresa, sino cuánto tiempo al mes ocupa el trabajo repetitivo.