RPA – kas tai ir kaip veikia robotinis procesų automatizavimas

RPA (angl. Robotic Process Automation, robotinis procesų automatizavimas) yra programa, kuri kompiuteryje atlieka tuos pačius veiksmus kaip darbuotojas: prisijungia prie sistemų, nukopijuoja duomenis, užpildo formas, išsiunčia laiškus, paruošia ataskaitas. Tokią programą vadiname programiniu robotu. Jis dirba pagal iš anksto aprašytas taisykles, nepavargsta ir nesuklysta perrašydamas.

Kaip veikia RPA robotas?

1. Kartu su jumis aprašome procesą žingsnis po žingsnio: iš kur imami duomenys, kas su jais daroma, kur jie keliauja.

2. Suprogramuojame robotą, kuris tuos žingsnius atlieka jūsų sistemose per įprastą vartotojo sąsają arba per API.

3. Išbandome robotą su tikrais duomenimis ir paleidžiame.

4. Robotas dirba pagal grafiką arba kai atsiranda naujas darbas, o jums atsiunčia rezultatą ar pranešimą.

Kokius darbus verta atiduoti robotui?

Robotui tinka darbas, kuris kartojasi, atliekamas pagal aiškias taisykles ir remiasi skaitmeniniais duomenimis. Dažniausi pavyzdžiai:

– sąskaitų suvedimas ir sutikrinimas;

– banko išrašų sudengimas;

– ataskaitų pildymas valstybinėse sistemose (VMI, Sodra, GPAIS, SABIS);

– duomenų perkėlimas tarp programų, kurios tarpusavyje nesujungtos;

– užsakymų, likučių ir kainų atnaujinimas;

– priminimai ir pranešimai pagal duomenis sistemoje.

Jei darbui reikia sprendimo, kurio neįmanoma aprašyti taisyklėmis, robotas paruošia duomenis, o sprendžia žmogus.

Kuo RPA skiriasi nuo dirbtinio intelekto?

RPA robotas vykdo taisykles: „jei sąskaitos suma sutampa su užsakymu, pažymėk kaip patikrintą“. Dirbtinis intelektas (AI) susitvarko su tuo, ko taisyklėmis neaprašysi: perskaito nematytos formos sąskaitą, supranta laisvu tekstu parašytą laišką, apibendrina dokumentą. Dažniausiai jie dirba kartu: AI perskaito ir supranta, o RPA robotas rezultatą suveda į sistemas.

Kuo RPA skiriasi nuo sistemų integracijos?

Integracijai reikia, kad abi sistemos turėtų API ir kad kažkas ją suprogramuotų. RPA robotas dirba per įprastą programos langą, todėl tinka ir toms sistemoms, kurios API neturi, pavyzdžiui, senesnėms apskaitos programoms ar valstybinėms sistemoms. Esamų programų keisti nereikia.

Kiek kainuoja ir kiek trunka RPA diegimas?

Kiekvienas procesas turi fiksuotą kainą, kurią žinote prieš pradedant darbą. Pirma konsultacijos valanda nemokama. Vienam procesui įdiegti paprastai reikia 12–22 darbo valandų.

Dažniausi klausimai:

Ar RPA pakeičia darbuotojus?

Robotas perima perrašymą, tikrinimą ir pildymą. Sprendimai, išimtys ir bendravimas su žmonėmis lieka darbuotojams.

Ar reikia keisti turimas programas?

Ne. Robotas dirba su tomis sistemomis, kurias jau turite.

Ar saugu leisti robotui dirbti su įmonės duomenimis?

Robotas veikia jūsų aplinkoje, jūsų kompiuteryje arba serveryje. Prisijungimai ir duomenys iš jos neiškeliauja.

Kas prižiūri robotą po paleidimo?

Dažniausiai priežiūros nereikia, kol nesikeičia jūsų sistemos ar aplinka. Jei prireikia pakeitimų, juos atlieka Robodam, o mokate pagal sugaištas valandas.

Kokio dydžio įmonėms RPA tinka?

Tinka ir augančioms įmonėms, ir didelėms organizacijoms. Svarbu ne įmonės dydis, o tai, kiek laiko per mėnesį atima pasikartojantis darbas.